SaaS企業の導入事例｜受付で止まるのは取り次ぐ理由がないから

受付で止まるのは、取り次ぐ理由が伝わっていないからです。どの部門のどういう業務に関わる話なのかを、先に明確にした事例です。

受付で止まるのは、取り次ぐ理由がないからです

受付の方の仕事は、必要な電話を通し、そうでない電話を止めることです。止められるのは、取り次ぐ理由が伝わっていないからで、話し方が丁寧かどうかの問題ではありません。この事例で設計したのは、その理由の部分でした。

ご相談の背景

SaaSを提供されている会社様です。新規開拓を進めるにあたり、そもそも担当部門まで話が届かないという状況がありました。

弊社は初期費用も月額固定費もいただいておらず、リストの作成やトークスクリプトの構築にも費用は発生しません。成果が出るまで費用が発生しない点でご依頼をいただいています。

課題は「取り次ぐ理由が伝わっていない」ことでした

SaaSは、名前を聞いただけでは何をするものか分かりません。受付の方にとっては、判断のしようがない状態です。

この状態で「ご担当者様をお願いします」と言っても、通す理由がありません。かといって、サービスの説明を受付の方に長々とするのも違います。短い言葉で、誰に関係のある話なのかが伝わる必要がありました。

意識したこと

1. なぜその会社に電話をしたのかを、必ず用意しました

電話の入口で用意しているのは、「なぜ、この商材を御社にご案内しているのか」という理由です。仮説にすぎませんが、「仮にこういうお困り事があるなら、こういうことができます」と具体的に言えるかどうかで、受け取られ方が変わります。

この仮説を立てるには、依頼主様の商材を深く理解している必要があります。稼働前のすり合わせに時間をかけているのは、このためです。

2. どの部門に関係する話かを、先に明確にしました

受付の方が判断できるのは「誰に関係する話か」までです。サービスの中身ではなく、どの部門の、どういう業務に関わる話なのかを最初に伝える形にしました。そこが伝われば、取り次ぐ判断ができます。

3. 一度で決めようとしませんでした

担当部門に到達しても、その場で導入を判断していただくのは現実的ではありません。「まず内容を知りたい」と言われた場合は資料をお送りし、然るべきタイミングで改めてご連絡する形を取りました。判断材料を持たない状態で会っても、商談にはなりません。

4. 資料が伝わっているかまで見ました

SaaSは、資料が専門的すぎると読まれずに終わります。どの資料をどの層に送ったときに次の連絡につながるのかを記録し、依頼主様と内容を調整しながら進めました。電話・資料・再連絡のタイミング。この三つは切り離せません。

結果

導入を検討される部門とのアポイントを獲得しました。受付の段階で止まることが減り、担当部門まで話が届くようになっています。

この事例から言えること

受付突破は、テクニックではなく設計の問題です。取り次ぐ理由が明確であれば通りますし、なければ通りません。何度も電話をかけ直すより、伝える内容を組み直すほうが早く結果に出ます。

費用について

初期費用・月額固定費はいただいていません。営業リストの作成やトークスクリプトの構築にも費用は発生せず、改善のための費用を別途いただくこともありません。成果が出なければ費用も発生しないため、リスクは弊社側が負う形です。

単価が高いか安いかは、その先で何が決まるかによって変わります。一件あたりの獲得単価だけを見て判断できるものではありません。弊社が軸を置いているのは、獲得単価を下げることではなく、その先の受注につながるアポイントを増やすことです。具体的な単価は、お問い合わせいただいた際に御社の商材に即した形でご説明します。